Échange formel ou informel par écrit
Dans cette boîte à outils vous trouverez toutes les informations nécessaires pour écrire des courriels ou des lettres formels et informels.
Écrire un courriel formel
Règles de base
Clarté, concision et exactitude sont les clés pour écrire un courriel formel.
Remarque : Dans les pays et régions francophones, on n’utilise pas partout le terme courriel, la version anglophone e-mail est très répandue. En Suisse romande, il est plutôt rare d’utiliser courriel. Au Québec, en revanche, e-mail est très peu utilisé. D’autres variantes francophones existent encore comme message électronique ou courrier électronique.
1. Une adresse e-mail professionnelle
Utilisez une adresse e-mail neutre et de préférence celle de votre institution : évitez donc les jesuissuperjolie@gmail.com ou james_bond_007@bluewin.ch etc.
2. Un titre court dans l’objet
Le sujet doit être clair mais vous ne devez pas trop en dire. Choisissez par exemple un mot-clé (par exemple : échange linguistique si vous vous adressez à une personne pour obtenir des informations sur un échange linguistique).
À éviter : je cherche des informations pour un échange linguistique.
3. Utilisez une formule appropriée pour débuter le courriel
Si vous connaissez le nom de la personne, adressez-vous directement à elle par son nom et faites suivre par une virgule (par exemple : Monsieur XXX,). Vous pouvez également débuter par « Bonjour », c’est acceptable ou utiliser la formule plus formelle « Cher/chère ».
Si vous ne connaissez pas le nom de votre destinataire et que vous ne savez pas non plus s’il s’agit d’un homme ou d’une femme, utilisez la formule standard « Madame, Monsieur, » ou « Chère Madame, cher Monsieur, » suivie d’une virgule.
4. Dites qui vous êtes
Présentez-vous brièvement. Expliquez pourquoi vous écrivez le courriel et comment vous avez trouvé l’adresse mail.
Par exemple : « Je m’appelle xxxxx et je suis xxxx. Je vous écris au sujet de xxxx ».
5. Rédigez le corps du courriel
Allez directement aux faits. Soyez concis. Évitez les répétitions.
Pour plus de clarté, pensez à la structuration de votre courriel et faites un paragraphe par idée. Vous pouvez aussi sauter des lignes entre chaque paragraphe.
Assurez-vous de n’utiliser pas de langage familier et veillez à votre correction sur le plan formel. Le cas échéant, ayez recours à des outils de correction.
6. Utilisez une formule de politesse pour finir
Au choix : Cordialement, Bien cordialement, Salutations, Salutations cordiales, Bien à vous, Sincères salutations, Meilleures salutations, Avec mes salutations distinguées etc.
N’oubliez pas la virgule.
Si vous connaissez la personne, vous pouvez varier avec Amicalement, Amitiés, etc.
7. Signature
Signez avec votre nom complet.
Vous pouvez ajouter votre titre professionnel et vos coordonnées.
8. Relectures
Faites des relectures, p. ex. ...
Une relecture portant sur le contenu (Suis-je claire ? Ai-je bien présenté tous mes arguments et toutes mes idées ? Est-ce qu’il y a des répétitions ? etc.)
Une relecture pour corriger les fautes d’orthographe et de grammaire. N’oubliez pas que vous êtes jugé·e sur vos compétences langagières, y compris vos degrés d’exactitude et de correction en langue française.
Suivant le contexte (p. ex. dans le cadre de l'examen BSS-P), une relecture portant sur le nombre de mots.
9. Vocabulaire utile
Début du courriel
- Vous connaissez le titre de la personne : Monsieur le Maire, / Madame la Présidente, / Monsieur le Directeur,
- Vous écrivez à une personne que vous ne connaissez pas (institution, administration…) mais vous savez s’il s’agit d’une femme ou d’un homme : Madame, / Monsieur,
- Vous écrivez à une personne que vous ne connaissez pas et vous ne savez pas s’il s’agit d’une femme ou d’un homme : Madame, Monsieur,
- Vous écrivez à une personne dont vous connaissez le nom (un client, un collaborateur, un propriétaire…) : Madame Dubois, / Monsieur Martin, / Bonjour Madame Grosjean,
- Vous écrivez à un groupe de personnes : Mesdames, / Messieurs / Mesdames, Messieurs,
Contenu du courriel
> Pour débuter
- Je vous prie de bien vouloir …
- Je souhaite recevoir des informations …
- Je me permets de vous adresser ….
- Vous voudrez bien me faire parvenir / communiquer …
Si vous avez déjà écrit à votre destinataire
- À la suite de notre conversation téléphonique, …
- Comme convenu lors de notre rencontre, …
- Pour faire suite à notre entretien, …
- Lors de nos derniers échanges, …
> Pour continuer
- apporter des justifications à votre demande : A ce sujet, j’aimerais quelques informations complémentaires ? …
- expliquer le problème auquel vous êtes confronté : J’ai égaré/perdu …, je voulais savoir si vous pouviez m’en envoyer une autre? …
- informer votre destinataire de vos actions : Je me permettrai de vous appeler d’ici quelques jours pour convenir d’un entretien. …
- apporter une nouvelle information : Vous trouverez ci-joint les justificatifs nécessaires et je reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.
> Pour terminer
Remercier
- En vous remerciant par avance de l’intérêt que vous portez à ma demande.
- Je vous remercie d’avance / par avance de votre réponse.
- Je vous remercie pour l’accueil que vous m’avez réservé et vous prie de croire, Madame, Monsieur, en l’assurance de mes cordiales salutations.
Reprise ultérieure de contact
- Au plaisir de vous revoir.
- Je me permettrai de vous appeler d’ici quelques jours pour convenir d’un entretien.
- Sans réponse de votre part je me permettrai de vous appeler d’ici quelques jours.
Demande de réponse
- Dans l’attente d’une réponse favorable de votre part, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sincères salutations.
- Comptant sur votre coopération, je vous prie de croire, Madame, Monsieur, en l’assurance de mes salutations distinguées.
- J’espère obtenir rapidement satisfaction.
- Je vous serais reconnaissant de résoudre ce problème très rapidement.
Sources
https://parlez-vous-french.com/comment-ecrire-un-e-mail-formel/
https://www.courslangues.com/paris/cours-francais/ecrire-mail
https://polyglottes.org/rediger-en-francais/
https://polyglottes.org/2018/07/17/5-facons-de-conclure-un-mail-en-francais-fle/
Écrire une carte postale ou une lettre informelle, un texto ou une lettre formelle
Voici quelques extraits tirés du livre de référence dis voir ! également utilisables en classe de français.
Eisner-Binkert, M., Klee, P. (2023). dis voir! Nachschlagewerk zu dis donc! 5 bis 9. Lehrmittelverlag Zürich und Lehrmittelverlag St. Gallen. 127-129
